Rechnungen

Viele Anbieter stellen ihren Kunden die Rechnungen in verschiedenen Formaten zur Verfügung.

Das Älteste am Markt gebräuchliche Format ist das Edifact-Format. Auf dem europäischen Markt hat sich das Format XRechnung etabliert und die deutschen Behörden und Kommunen sind angehalten die elektronischen Rechnungen im E-Format zu verarbeiten. Alle diese Formate werden durch uns verarbeitet, ebenso übernehmen wir auch die manuelle Erfassung der Anbieter, die derzeit noch keine elektronischen Rechnungen in den o.g. Formaten anbieten.

Rechnungsempfang und -verarbeitung

Die Anbieter nutzen unterschiedliche Wege um den Kunden diese Rechnungen zur Verfügung zu stellen. Die zurzeit am meisten genutzten elektronischen Wege sind die BusinessMail X.400 (Deutsche Telekom), die AS2 (Vodafone) als Push-System, ein Download auf der Homepage des Anbieters oder das Einstellen der Rechnungen in das Webportal Boyce (Bodo Peters TK-Management GmbH).

Der Versand per E-Mail ist immer noch häufig anzutreffen. Hier werden i.d.R. PDF-Dateien versandt. Wir verarbeiten alle Rechnungsformate und Kommunikationswege.

Rechnungsprüfung

Beim Einlesen erkennt unser System die unterschiedlichen Formate und konvertiert diese in ein immer gleiches internes Datenformat. Dadurch wird sichergestellt, dass wir z. B. bei den Übergabedateien an die Buchhaltung oder für die Auswertungen und Kostenentwicklungen immer die gleichen Informationen verwenden.

Die entsprechenden Rechnungsdateien werden in den Stammdaten mit unserer Dokumentation geprüft.

Hierbei werden folgende Kontrollen automatisch durchgeführt:

1. Prüfung auf Bestand (Liegt ein Stammsatz vor?)

2. Prüfung nach Schwellwerten (Über-/Unterschreitung)

3. Auf Basis der erfassten Tarife wird jede Artikelnummer auf Richtigkeit geprüft

4. Prüfung mit den erfassten Prüfpaketen und Optionspaketen

5. Prüfung auf besondere Leistungen (Wie auf Rufnummern oder Servicenummern usw.)

6. Prüfung der Vertragslaufzeiten und Kündigungstermine

7. Optional: Prüfung auf EVN, gekauftes/genutztes Datenvolumen für alle Karten